Bienvenue dans notre belle communauté! Si vous utilisez Minuto pour la première fois, cette page est l'introduction idéale pour vous guider. Vous y trouverez les étapes essentielles pour vous intégrer à notre application, présentées sous forme de texte et de courtes capsules vidéo.
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Vous avez reçu une invitation à rejoindre Minuto par courriel. Suite à la création de votre compte Administrateur, la première étape consiste à importer vos utilisateurs et votre structure organisationnelle. Pour ce faire, suivez les consignes inscrites directement dans le fichier Excel qui vous a été envoyé préalablement par courriel par un membre de notre équipe.
Rendez-vous dans la page Utilisateur de la section Administration du menu principal. Dans le haut de votre grille, cliquez sur l'icône en forme de papier avec un X. Sélectionnez le fichier Excel dont vous voulez importer les données. Elles seront automatiquement ajoutées au système, s'il n'y a pas d'erreur dans le fichier. Si vous voyez apparaitre des erreurs en rouge dans le bas de votre écran, vous devez les corriger dans le fichier Excel et réimporter par la suite dans le système.
Voici une capsule vidéo qui vous explique comment procéder:
La deuxième étape consiste à définir les règles de gestion du temps qui s'appliquent dans votre entreprise. Vous pouvez créer autant de règles que nécessaire pour refléter les spécificités de votre organisation.
Concernant les primes horaires, il n'existe pas encore d'interface dédiée pour les ajouter. Pour le moment, nous vous invitons à nous contacter par courriel en précisant le fonctionnement de vos primes et les employés concernés, afin que nous puissions les configurer pour vous.
Une fois vos règles créées, il ne vous restera plus qu'à les attribuer aux dossiers des employés concernés.
Voici une capsule vidéo qui vous explique comment procéder :
La troisième étape consiste à configurer vos unités de pointage : mobiles (téléphones cellulaires) et/ou fixes (tablettes ou ordinateurs), en fonction des besoins de votre entreprise. Pour les unités mobiles, n'oubliez pas de les attribuer à vos employés via l’onglet correspondant.
Voici une capsule vidéo qui vous explique comment procéder :
Si votre entreprise souhaite utiliser des gabarits d'horaires générés automatiquement à chaque période, vous pouvez les créer via la page Gabarit d'horaire. Cela est particulièrement utile pour les postes aux horaires réguliers, avec peu de variations d'une semaine à l'autre. Dans les gabarits, vous définirez les règles d'ajustement automatique des pointages, ainsi que les coupures pour les pauses repas et autres.
Ensuite, il vous suffira d’assigner les gabarits aux employés concernés via l'onglet Assignation, en précisant la date à partir de laquelle chaque gabarit s’applique.
Voici une capsule vidéo qui vous explique comment procéder :
Lors de la création de votre entreprise dans Minuto, tous les jours fériés obligatoires selon les normes du travail du Québec sont automatiquement ajoutés, avec les dates correspondantes. Si vous souhaitez en ajouter d’autres, il vous suffit de le faire via le menu Jours fériés dans la section Administration.
N'oubliez pas d'assigner les jours fériés à vos utilisateurs via l'onglet Assignation. Vous pouvez les assigner par niveau hiérarchique : en les attribuant directement à l’entreprise, tous les employés y auront accès.
Voici une capsule vidéo qui vous explique comment procéder :
Si votre entreprise dispose du module supplémentaire Activités, vous devrez y configurer les niveaux ou jalons ainsi que leurs détails. Vous pouvez également activer la géolocalisation pour les pointages effectués dans le cadre de projets ou d'activités.
Voici une capsule vidéo qui vous explique comment procéder:
Enfin, si votre entreprise offre des banques de temps à vos employés, vous pouvez les configurer dans ce module. Vous aurez la possibilité de définir un taux multiplicateur pour chaque banque, ainsi que des seuils minimum et maximum de quantité.
Voici une capsule vidéo qui vous explique comment procéder :
Vidéo à venir.
Une fois ces étapes complétées, nous vous recommandons de visionner les vidéos de formation sur le module de supervision de notre application. Celles-ci sont destinées aux administrateurs et superviseurs responsables d’équipes. Elles leur permettront de suivre, étape par étape, le cycle de gestion périodique du temps, afin de maîtriser toutes les tâches de supervision nécessaires.
Formation vidéo: cycle de gestion du temps par superviseur
Ces capsules vidéos vous montrent comment procéder au cycle périodique de gestion du temps.
