La publication des horaires constitue la dernière étape du processus de gestion des horaires. Elle est facultative et peut être configurée selon les besoins spécifiques de l’entreprise. Cette fonction est particulièrement utile lorsque vous apportez plusieurs modifications aux horaires des employés et souhaitez éviter qu’ils voient chaque changement ou reçoivent des notifications à chaque correction.
Dans le haut à droite de la grille, vous trouvez la barre de recherche. Ainsi, vous pouvez rechercher dans la page selon ce que vous désirez, par exemple, le code employé, son prénom, nom, etc.
Les données sont présentées selon l'ordre hiérarchique de votre organisation. C'est-à-dire, par compagnie, succursale, département dont l'employé fait partie.
Plusieurs statuts sont offerts pour la planification horaire. En voici le détail :
Brouillon : l'employé ne voit pas l'horaire, seulement le gestionnaire. Ainsi, il peut faire faire les corrections nécessaires et soumettre l'horaire au temps désiré aux employés.
Soumise : l'horaire est soumis à l'employé pour approbation. Il est alors en mesure de voir l'horaire.
À corriger : après la soumission de l'horaire, il est possible qu'il y ait des éléments à corriger dans l'horaire, dans ce cas-ci, le statut sera changé pour le mettre à corriger.
Approuver : l'horaire est finalisé et visible par l'employé.
Accédez à la page Gestion des horaires dans la section Administration du menu principal.
Cliquez sur l'onglet Publication en haut de l'écran.
Sélectionnez le ou les employés concernés.
Cliquez sur Modifier le statut.
Choisissez le statut souhaité. Le changement se fera automatiquement, et le nouveau statut apparaîtra sous la pastille correspondante.
Si votre entreprise utilise les gabarits d'horaire pour vos employés, il faudra indiquer quelle méthode vous désirez pour la publication des horaires. Lors de la création de vos gabarits, il y aura un champ nommé Statut par défaut de l'horaire.
Voici les choix possibles ainsi que les explications pour chacune des possibilités :
Brouillon : Les horaires sont générés automatiquement par le système ou bien manuellement par l'administrateur et envoyés à l'employé en mode soumise. L'employé peut par la suite accepter/refuser/ ou mettre à corriger. Selon l'action effectuée par l'employé, l'horaire revient au superviseur, ainsi de suite tant que celui-ci n'est pas approuvé par l'employé.
Soumise : Les horaires sont générés automatiquement par le système ou bien manuellement par l'administrateur et envoyés à l'employé en mode brouillon. Donc, les employés ne seront pas en mesure de voir les horaires tant que l'administrateur ne changera pas leur statut dans la page Publication pour Soumise ou Approuvé. Cette option est utile dans les cas où vous ne voulez pas que vos employés voient les horaires et reçoivent des notifications à chaque changement effectué sur leur horaire de travail.
Approuvé : Les horaires sont générés automatiquement par le système ou bien manuellement par l'administrateur et envoyés à l'employé en mode approuvé. Cela signifie que les horaires seront automatiquement envoyés aux employés après à la génération et aucune action supplémentaire ne sera requise. C'est le choix à effectuer si vous ne désirez pas avoir à gérer la fonction de publication des horaires pour votre entreprise.
La gestion de la fonction de publication se fait par gabarit d'horaire. Donc, vous pouvez décider d'utiliser cette fonctionnalité seulement pour une catégorie d'employé ou un département en particulier.
