L’onglet Approbation vous permet de consulter et d’approuver les feuilles de temps de vos employés supervisés, peu importe leur mode de collecte du temps.
Ouvrez Gestion du temps dans le menu principal, puis Approbation, et vérifiez la période sélectionnée.
Corrigez les non-conformités dans Non-conformités.
Le superviseur vérifie et approuve les feuilles de temps.
L’administrateur ferme ensuite la période dans Fermeture.
❌ Une feuille non conforme ne peut pas être approuvée. Corrigez les non-conformités pour obtenir un coche vert ✔. Toutes les feuilles de temps doivent être approuvées avant de fermer la période.
Tous vos employés supervisés sont réunis dans une même liste. La colonne Source de la feuille de temps indique Manuelle ou Pointages. La valeur Aucune signifie qu’aucune méthode n’est sélectionnée pour l’employé.
Toutes : consulter les feuilles de temps de tous les statuts.
Brouillon : accéder aux feuilles en brouillon et à l’approbation en lot.
Recherche : retrouver rapidement un employé.
Icône de sélection des colonnes, à droite de la grille : ajouter ou retirer les colonnes affichées. Votre choix est mémorisé.
Les colonnes Horaire, Temps travaillé et Conformité donnent un aperçu de la période. La colonne des problèmes indique ce qui bloque l’approbation. Utilisez les filtres des colonnes pour repérer les feuilles à corriger.
Cliquez sur le nom d’un employé : ses détails s’affichent à droite.
Pour agrandir les détails, cliquez sur l’icône de plein écran, à droite du nom de l’employé. Cliquez de nouveau sur cette icône pour revenir à l’affichage précédent.
Pour désélectionner l’employé, cliquez sur le petit X à côté du nombre de personnes sélectionnées, en bas de la grille de gauche.
La petite flèche à côté du nom dans la grille principale d’employé ouvre l’historique des changements de statut : qui a fait le changement et quand.
Dans Feuille de temps, vous consultez l’horaire, les pointages, les ajustements automatiques et les durées. La feuille se génère automatiquement à partir des pointages, de l’horaire et des résolutions de non-conformités.
Cette feuille n’est pas modifiable directement. Pour compléter les données de la période, utilisez au besoin Ajustement manuel.
Dans Feuille de temps, vous retrouvez le calendrier de l’employé. Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer, copier ou déplacer ses plages de temps.
Pour ajouter une plage, utilisez le +, double-cliquez dans le calendrier, faites un clic droit puis Ajouter, ou sélectionnez plusieurs cellules en faisant glisser la souris.
Ouvrez la fenêtre de création avec le + ou depuis le calendrier.
Dans Type de temps, choisissez Plage de temps.
Indiquez la Date et heure de début et la Date et heure de fin.
Complétez au besoin le Code de temps, l’Activité, le Statut facturable et la Description des travaux, selon votre configuration.
Cliquez sur Créer.
Pour personnaliser le calendrier, cliquez sur la roue dentée en haut à droite. Ajustez les champs Heure de début, Heure de fin, Échelle de temps et Fuseau horaire selon vos besoins. Ces préférences sont mémorisées.
Vous pouvez aussi créer des requêtes d’absence et modifier leur statut depuis la feuille de temps.
Pour les étapes détaillées, consultez Mon temps et Requêtes d’absence.
Les onglets Banques de temps, Ajustement manuel et Distribution sont identiques en mode pointage et en mode feuille de temps calendrier.
Pour trier une grille, cliquez sur un en-tête de colonne. La flèche vers le haut indique un ordre croissant; celle vers le bas, un ordre décroissant.
Consultez les banques attribuées à l’employé, leur solde actuel et leur solde projeté. La grille présente aussi les absences à venir, les allocations et les ajustements. Cliquez sur la flèche à côté d’une banque pour afficher son historique. Cet onglet est en lecture seule.
Consultez les ajustements de la période ou ajoutez-en un pour compléter les données de l’employé.
Cliquez sur le +.
Remplissez les champs Date de la transaction, Code de temps et Quantité. La quantité peut être négative.
Ajoutez au besoin un Département ou un Commentaire. D’autres champs peuvent être disponibles selon votre configuration.
Cliquez sur Ajouter.
Sélectionnez un ajustement pour le modifier avec le crayon ou le supprimer avec la poubelle.
Consultez les codes de temps et les quantités qui seront exportés vers la paie : temps travaillé, ajustements, absences et jours fériés.
Pour modifier le regroupement, cliquez sur la roue dentée, puis utilisez le champ Regroupement. Lorsque les données sont regroupées par Date, cliquez sur la flèche à gauche d’une journée pour afficher son détail. Les totaux apparaissent au bas de la grille. Le bandeau indique jusqu’à quelle date la distribution a été générée.
Utilisez le champ Recherche pour retrouver rapidement une donnée dans la grille.
Pour ajouter ou retirer des colonnes dans Distribution, ouvrez le menu à trois points en haut à droite, puis choisissez Sélecteur de colonnes.
Pour revenir à l’état initial de la grille, cliquez sur la flèche courbée située entre l’icône de génération et la roue dentée.
Utilisez l’icône de génération, représentée par deux flèches circulaires, pour actualiser la distribution après une correction. Elle est aussi générée chaque soir pour les employés ayant une feuille de temps et aucune non-conformité.
💡 Une absence future apparaît dans la distribution seulement après la nuit suivant l’absence.
Avant d’approuver, vérifiez les heures, la distribution et les absences. La feuille doit être conforme et les demandes d’absence de la période doivent être approuvées ou refusées.
Sélectionnez l’employé et vérifiez sa feuille de temps.
En mode pointage, cliquez sur Approuver.
En mode calendrier, ouvrez Modifier le statut et choisissez Approuver.
Selon les droits de votre rôle, vous pouvez aussi soumettre la feuille manuelle d’un employé qui a oublié de le faire.
Ouvrez l’onglet Brouillon, puis cliquez sur Action en lot.
Sélectionnez un premier employé du mode de collecte à traiter (Feuille de temps calendrier ou pointages).
Sélectionnez les autres feuilles conformes de ce même mode.
Utilisez Approuver pour les pointages, ou Modifier le statut pour les feuilles manuelles.
Traitez ensuite l’autre mode dans un lot distinct, au besoin.
Cliquez sur l’onglet Approuvé, sélectionnez l’employé et utilisez le bouton de désapprobation proposée selon son mode de collecte. Le bouton se nomme DÉSAPPROUVER pour les feuilles de temps en mode pointage et il se nomme Changer de statut pour les feuilles de temps en mode calendrier.
Voici la présentation du changement de statut pour la feuille de temps qui est en mode pointage.
Voici la présentation pour modifier le statut d’une feuille de temps approuver vers à corriger. Ceci est pour le mode feuille de temps calendrier.
Une fois toutes les feuilles approuvées par le superviseur, l’administrateur peut fermer la période, puis exporter les temps vers la paie.
Consultez Fermeture des périodes de travail et Exportation du temps.
